Prowadząc działalność gospodarczą lub realizując zlecenia na podstawie umów cywilnoprawnych, warto pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu prawnym. Każda umowa to fundament współpracy, ale także potencjalne źródło problemów, jeśli jej treść nie jest jasna lub nie zabezpiecza Twoich interesów. Poniższe wskazówki pomogą Ci zawrzeć umowę w sposób bezpieczny i profesjonalny.
1. Sprawdź z kim podpisujesz umowę
Przed podpisaniem umowy warto upewnić się, że osoba, z którą negocjujesz, rzeczywiście posiada uprawnienia do reprezentowania firmy i zawierania umów. W przypadku, gdy kontrahentem jest spółka, niezbędne jest sprawdzenie, czy osoba działająca w jej imieniu posiada stosowne pełnomocnictwa i kto ich udzielił. Błędy w oznaczeniu stron umowy mogą skutkować nieważnością umowy, co może uniemożliwić skuteczne dochodzenie roszczeń w przyszłości.
Umów konsultację prawną on-line
2. W jakiej formie umowa?
Jeżeli umowa zawiera zapis o formie pisemnej pod rygorem nieważności, każda zmiana powinna być wprowadzana aneksem podpisanym przez obie strony. Wszelkie ustne lub mailowe uzgodnienia nie będą miały mocy prawnej, co w przypadku sporu może prowadzić do niejasności. Zwróć uwagę, czy umowa wymaga podpisania własnoręcznego, czy dopuszcza podpis kwalifikowany – skan nie zawsze będzie wystarczający do uznania zmiany za ważną.
3. Który sąd rozstrzygnie spór?
Jeśli Twój kontrahent ma siedzibę w znacznej odległości, warto zabezpieczyć się, by w przypadku sporu sądowego rozprawa odbywała się w sądzie właściwym dla Twojego miejsca zamieszkania lub siedziby działalności. Taki zapis w umowie może zaoszczędzić czas i koszty, które normalnie musiałbyś przeznaczyć na dojazdy. Alternatywnie, można wskazać sąd właściwy dla miejsca zamieszkania powoda – to rozwiązanie dostosowuje się do sytuacji każdej ze stron, ale wymaga większej mobilności.
4. Jak zmienić lub wypowiedzieć umowę?
Każde oświadczenie, np. dotyczące wypowiedzenia umowy, musi być składane w formie i terminie określonym w umowie, zwłaszcza jeśli zapisano rygor nieważności w przypadku nieodpowiedniej formy. Pamiętaj, że decyduje moment, w którym kontrahent mógł zapoznać się z treścią oświadczenia – warto wysłać je listem poleconym i zachować potwierdzenie nadania. Przestrzeganie terminów i dowodów nadania może być kluczowe, jeśli sprawa trafi do sądu.
5. Zadatek czy zaliczka?
Wybór zadatku jako formy zabezpieczenia umowy daje większe gwarancje finansowe w razie jej niedopełnienia przez drugą stronę – w przypadku odstąpienia zadatek podlega zwrotowi w podwójnej wysokości. Zaliczka nie daje takich zabezpieczeń i może być po prostu zwrócona, co przy problematycznym kontrahencie nie zawsze jest proste. Odpowiednie określenie tego typu wpłat w umowie może skutecznie zabezpieczyć Twoje interesy finansowe.
6. Jak zabezpieczyć zobowiązania?
Kara umowna jest skutecznym narzędziem zabezpieczenia, szczególnie w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań o charakterze niepieniężnym. Pamiętaj, aby nie stosować kary umownej jako sankcji za opóźnienia w płatnościach – w takim przypadku obowiązują jedynie odsetki ustawowe. Kara umowna musi być precyzyjnie określona w umowie, aby skutecznie motywować do realizacji ustaleń, lecz przy zachowaniu zgodności z prawem.
7. Jak rozwiązać umowę?
Rozumienie różnicy między wypowiedzeniem a odstąpieniem od umowy jest kluczowe, ponieważ mają one odmienne skutki prawne. Wypowiedzenie kończy umowę w przyszłości i nie wymaga wzajemnych rozliczeń, natomiast odstąpienie od umowy cofa jej skutki do momentu jej zawarcia, co oznacza konieczność zwrotu świadczeń. Warto rozważyć, czy umowa ma przewidywać obie możliwości, a jeśli tak – jak szczegółowo mają być uregulowane.
Pomaganie drugiemu człowiekowi uważam za powołanie zawodu adwokata. Za każdą sprawą skrywa się ludzka historia, warta szczególnej uwagi i zaangażowania.
Rafał Przybyszewski
Adwokat
8. Czy mogę zawrzeć umowę przez e-mail?
Zawieranie umów drogą elektroniczną jest dopuszczalne, o ile przepisy nie przewidują szczególnej formy – np. dla umów nieruchomościowych wymagany jest akt notarialny. Dla bezpieczeństwa wszystkie transakcje o wyższej wartości warto zawierać w formie pisemnej, co ułatwia udowodnienie racji w ewentualnym sporze. W przypadku e-maili zaleca się zachowanie pełnej historii korespondencji, a także zapisanie umowy w formacie PDF, aby mieć jednoznaczny dowód na jej warunki.
9. Czy podpisywać faktury?
Faktura podpisana przez kontrahenta może być ważnym dowodem w przypadku windykacji, pozwalającym na szybsze uzyskanie nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Oprócz mniejszej opłaty od pozwu, posiadanie takiej faktury ułatwia komornikowi podjęcie działań na rzecz zabezpieczenia należności. Takie formalności mogą nieco wydłużyć proces fakturowania, ale w razie sporu okazują się bardzo korzystne.
10. Jak odzyskać zadłużenie?
Jeśli po upływie terminu płatności klient nie dokonuje zapłaty, ważne jest, aby podjąć natychmiastowe kroki w celu odzyskania należności. Przedawnienie może bowiem uniemożliwić dochodzenie swoich roszczeń, a szybka reakcja często zwiększa skuteczność działań windykacyjnych. W przypadku dalszego braku reakcji klienta warto zwrócić się do prawnika, który może wesprzeć w przygotowaniu wezwania do zapłaty, a w ostateczności – w złożeniu pozwu do sądu.
Czy masz jakieś pytania? Nurtują Cię wątpliwości? Czy chcesz zapytać o możliwe rozwiązania w Twojej sprawie?
Adwokat Rafał Przybyszewski posiada bogate doświadczenie w prowadzeniu spraw sądowych. Na co dzień doradza klientom w skomplikowanych zagadnieniach cywilnych, spadkowych, rodzinnych i karnych. Pomaga też przedsiębiorcom rozwiązywać ich bieżące problemy.
Rafał Przybyszewski
+48 668 003 285
Ugody z Raiffeisen Bank – przeczytaj, zanim zdecydujesz
W telewizji na temat najmu
